En casi todas las clínicas dentales el almacén funciona igual: alguien se da cuenta de que queda poco material, lo apunta en un papel o manda un WhatsApp, y se hace el pedido. Funciona… hasta el día en que falta el composite a media mañana, o aparece una caja de anestesia caducada al fondo del armario.
El material es uno de los gastos más altos de una clínica después del personal. Llevarlo bien no es cuestión de orden: es dinero.
Los cuatro problemas de siempre
- Roturas de stock: te enteras de que algo se ha acabado cuando ya lo necesitas.
- Caducidades: el material caduca en la estantería porque nadie sabe qué lote entró primero.
- Trazabilidad de implantes: si un fabricante retira un lote, tienes que saber en qué pacientes se puso.
- Inventarios eternos: contar el almacén a mano lleva horas y casi nunca cuadra.
Cómo se hace con Apolonia
El almacén está dentro del mismo programa que la agenda y la ficha del paciente:
- Entradas y salidas con lector de códigos o con el móvil. Se escanea la caja y el programa reconoce el producto, el lote y la caducidad (códigos GS1 y HIBC, los que llevan los productos sanitarios).
- Lotes y caducidades. Cada lote se guarda con su fecha y el programa avisa antes de que caduque.
- Tarjetas de implante. El implante queda asociado al paciente con su lote, y se imprime la tarjeta.
- Avisos de stock mínimo. Cuando un producto baja de lo que tú decidas, aparece en la lista de la compra.
- Inventario con el móvil. Se va escaneando estante por estante y el programa calcula las diferencias.
Si la clínica tiene varias sedes, cada una lleva su propio stock, pero el catálogo de productos y los proveedores son comunes a todo el grupo.
Del almacén a los gastos, sin teclear dos veces
Cuando llega la factura del proveedor, el material entra en el stock directamente desde la factura, con su precio. Así el almacén y los gastos de la clínica siempre cuadran, y puedes ver cuánto te ha costado cada producto a lo largo del tiempo.
Resumen
- ✅ Escanear en vez de apuntar: menos errores y menos tiempo
- ✅ Lotes y caducidades controlados, con avisos
- ✅ Implantes trazables hasta el paciente
- ✅ El stock se alimenta de las facturas de proveedor